Privacy policy

Privacyverklaring

Alles wat je moet weten over welke informatie we gebruiken.

1. Waarom deze privacyverklaring?

BizzTrax BV erkent dat privacy van groot belang is voor al onze klanten, bezoekers van onze website, leveranciers, medewerkers, sollicitanten en prospecten.
Daarom is het verantwoord omgaan met persoonlijke en andere gegevens, en het goed beveiligen ervan, een kernwaarde van BizzTrax BV.

2. Algemeen

Deze privacyverklaring beschrijft hoe BizzTrax BV uw persoonsgegevens verwerkt en informeert u over uw rechten.

Ze geldt voor alle persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze activiteiten — of deze nu via onze website, in het kader van contracten, HR-processen of marketing en prospectie zijn verkregen.

Door gebruik te maken van onze website, onze diensten of door een contractuele of zakelijke relatie met ons aan te gaan, erkent u kennis te hebben genomen van deze privacyverklaring.

Deze verklaring is voor het laatst geüpdatet op 20 augustus 2025 en kan worden aangepast. Controleer deze verklaring regelmatig voor updates.
Eventuele substantiële wijzigingen worden duidelijk gecommuniceerd via onze website.

Voor vragen of opmerkingen kan u steeds terecht bij privacy@bizztrax.be.

3. Wettelijk kader

BizzTrax BV verwerkt uw gegevens uitsluitend in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.

4. Wie verwerkt de persoonsgegevens?

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt onder verantwoordelijkheid van:

BizzTrax BV
Wagenaarstraat 33
8791 Waregem – België
BTW-nummer: BE 0458.974.603
E-mail: info@bizztrax.be
Telefoon: +32 56 73 11 21

5. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

BizzTrax BV verwerkt enkel persoonsgegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verzameld.
Afhankelijk van uw relatie met ons (klant, leverancier, prospect, medewerker, sollicitant of websitebezoeker) kunnen wij onder meer volgende categorieën gegevens verwerken:

  • Identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer)
  • Professionele gegevens (functie, afdeling, werkgever, bedrijfsnaam)
  • Contract- en facturatiegegevens (klantnummer, BTW-nummer, bankrekeningnummer)
  • IT- en supportgegevens (gebruikers-ID, loggegevens, incidenttickets)
  • HR- en wervingsgegevens (cv, motivatiebrief, loon- en personeelsgegevens, evaluaties)
  • Website- en marketinggegevens (IP-adres, surfgedrag, cookies, nieuwsbriefvoorkeuren, prospectiedata afkomstig uit publiek toegankelijke bronnen zoals LinkedIn en bedrijfswebsites, en verrijkt via gespecialiseerde tools)
  • Beeld- en geluidsmateriaal (bij events of opnames)

6. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Dienstverlening aan klanten

  • Aanbieden en verbeteren van onze producten en diensten
  • Facturatie, contractbeheer en administratie
  • Technische support en helpdesk

Beheer van leveranciers en partners

  • Aankoop- en contractbeheer
  • Betalingen en communicatie

Marketing en prospectie

  • Verzenden van nieuwsbrieven en informatie over events (op basis van toestemming)
  • Benadering van zakelijke prospecten via publiek toegankelijke bronnen en gespecialiseerde prospectietools (op basis van gerechtvaardigd belang), steeds met de mogelijkheid tot opt-out
  • Analyse en optimalisatie van onze commerciële activiteiten

Human Resources

  • Beheer van werknemers, consultants en freelancers (contract, payroll, opleiding, evaluaties)
  • Werving en selectie van sollicitanten

Beveiliging en wettelijke verplichtingen

  • Toegangscontrole tot gebouwen en systemen
  • IT- en netwerkbeveiliging
  • Naleving van fiscale, boekhoudkundige en sociale verplichtingen

Gebruik van de website en cookies

Tijdens uw bezoek aan onze website kunnen er cookies worden geplaatst.
Cookies helpen ons de website beter af te stemmen op uw behoeften. Niet-functionele cookies optimaliseren uw gebruikerservaring door technische keuzes te onthouden.

Soorten cookies:

  • Functionele cookies: noodzakelijk voor de basisfunctionaliteit van de website.
  • Analytische cookies: helpen inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en prestaties te verbeteren.
  • Marketingcookies: tonen gepersonaliseerde advertenties.

Meer informatie vindt u in onze Cookie Policy.

7. Op welke rechtsgrond baseren wij ons?

Wij verwerken persoonsgegevens enkel op basis van:

  • Uitvoering van een contract
  • Wettelijke verplichting
  • Gerechtvaardigd belang
  • Toestemming

8. Waar komen de gegevens vandaan?

Wij verkrijgen persoonsgegevens:

  • Rechtstreeks van u (via contracten, communicatie, sollicitaties, website)
  • Van uw werkgever of collega’s (bij klanten- of leveranciersrelaties)
  • Uit publiek toegankelijke professionele bronnen zoals bedrijfswebsites, LinkedIn of officiële registers

9. Delen wij uw gegevens met derden?

Uw gegevens worden enkel gedeeld indien dit noodzakelijk is voor de hierboven genoemde doeleinden. Ze kunnen gedeeld worden met:

  • Interne medewerkers die toegang nodig hebben
  • IT-, cloud- en hostingpartners die optreden als verwerker onder contract
  • Groepsvennootschappen binnen BizzTrax of partners binnen de ConXioN Group
  • Bevoegde overheden en toezichthouders indien wettelijk vereist

BizzTrax verkoopt nooit persoonsgegevens aan derden.

10. Internationale doorgiften

Indien gegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte, zorgen wij steeds voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen (SCC’s).

11. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk. Bijvoorbeeld:

  • Klant- en leveranciersgegevens: 10 jaar na het einde van de relatie
  • Prospectiegegevens: maximaal 3 jaar na laatste contact, tenzij u zich eerder uitschrijft
  • HR- en loonadministratie: tot 10 jaar (wettelijke termijnen)
  • Sollicitatiegegevens: maximaal 2 jaar na afronding van de procedure

12. Garantie van een rechtmatige en veilige verwerking

BizzTrax BV verwerkt uw persoonsgegevens altijd eerlijk en rechtmatig. Dat betekent:

  • Alleen voor gerechtvaardigde en omschreven doeleinden
  • Niet meer dan noodzakelijk
  • Beperkte bewaartermijn
  • Technische en organisatorische beveiliging

Bij een datalek neemt BizzTrax onmiddellijk alle nodige maatregelen om schade te beperken.

13. Wat zijn mijn rechten?

U beschikt over de volgende rechten:

  • Recht op informatie
  • Recht op inzage
  • Recht op rectificatie
  • Recht op gegevenswissing
  • Recht op beperking van verwerking
  • Recht van bezwaar
  • Recht op overdraagbaarheid
  • Recht om toestemming in te trekken

U kunt deze rechten uitoefenen via privacy@bizztrax.be.

Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

14. Wanneer wij optreden als verwerker

Voor bepaalde diensten verwerkt BizzTrax BV persoonsgegevens in opdracht van klanten. In dat geval is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en handelt BizzTrax als verwerker, conform de afgesloten verwerkersovereenkomst.

15. Contact

BizzTrax BV
Wagenaarstraat 33
8791 Waregem – België
E-mail: privacy@bizztrax.be Telefoon: +32 56 73 11 21

‍